Tápénzes dokumentum nyilvántartás

A mai korban a hatóságok egyre inkább elvárják a munkáltató cégektől, hogy a hivatalos dokumentumokat, amit a dolgozó bead a részükre legyen írásos visszaigazolása. Egy partnercég keresett meg, hogy tudok-e a részükre készíteni egy olyan Excel munkafüzetet, amiben, ha rögzítik a dolgozótól beérkezett Táppénzes igazol legfontosabb adatait, akkor tudjon egy nyomtatványt készíteni, ami a dolgozónak automatikusan elektronikus levélben kiküldésre is kerül és tartalmazza a legfontosabb információkat.

Az adatok tárolása egyszerű táblázatban történik, ami egy munkalapon van elhelyezve.

A táblázat az egy adattábla. Minden sorban az első négy oszlopot kell kitölteni benne, a többi automatikusan feltöltődik függvények segítségével. Két további munkalapon van egy-egy segédtáblázat. Az egyikben a dolgozók adatai vannak, TAJ számokkal azonosítva, a másikban pedig a költséghelyek adatai vannak.

Dolgozói adatok

Költséghely adatok:

A táblázatban egy sor feltöltése után a program lefuttatható, ami az aktuális sornak az adatai alapján elkészíti a nyomtatványt, pdf állományban lementi egy mappába és ezt a pdf állományt kiküldi mellékletben a dolgozó elektronikus levélcímére. Alább látható a nyomtatvány munkalapja. 

A levelek kiküldése az Outlook program segítségével történik. A program elküldött levelek mappájában tárolódnak is a kiküldött levelek. Szükség esetén konfigurálható a kiküldés úgy is, hogy egy harmadik postaládába is történjen levélküldés. A tárolt táppénzes adatok alapján összesítés is készül, ami időszakra és költséghelyekre mutatja a táppénzes adatokat. Ha szükséges a költséghelyek vezetői is kaphatnak levelet a költséghelyeket érintő táppénz adatokról.

Fontos a táblázataimban az, hogy a gyűjtött adatok, amit valamilyen okból gyűjtünk össze, legyen megfelelően tárolva és abból további összesítések, számítások készülhessenek, amit további lehetőségeket nyitnak az adatfeldolgozásban.