Szolgálat és munkaidő tervezés és menedzsment

Sok termelőüzemben láttam szolgálat tervező és összesítő táblázatot, amit kicsit újra gondoltam és felhasználó baráti szolgáltatásokkal is elláttam. Tekintsük át a megoldást.

A dolgozók szolgálati nap tervezése alapfeladat munkahelyeken és ebből a havi munkaidő figyelése is az. A legtöbb megoldásban a havi tervezés és összesítés működik is, de csak egyben lehet megtekinteni az adatokat, azaz a dolgozókkal nem lehet megosztani a táblázatot, mert minden dolgozó adata megjelenik benne. A különféle hosszabb időtávú összesítések pedig jelentős plusz munkát igényelnek az adminisztrációs személyzettől.

Átgondolva a feladatot, felmérve a rendszert és a követelményeket, az esetleges kimeneti adat, információs igényeket, kisebb átalakítás mellett továbbfejlesztettem. Kicsit programozással is megtámogatva és az eredetitől sokban nem különböző, de mégis jobban használható rendszert alakítottam ki.

Miről is beszélek:

Az alaptáblázat mintájára egy munkalap soraiban a dolgozók vannak felsorolva. az oszlopok tartalmazzák az adott nap elszámolását (N-nappalos; E-éjszakás; Sz-szabadság; B-betegség; O-oktatás) lehetőségekkel. Az oszlopok címeiben a dátumok szerepelnek. A csavar, hogy egy munkalap 1 egész év időszakát tárolja, dolgozza fel.

A B4-es cellába beírt hónapszám alapján a B oszlopban kijelzi az adott hónap szolgálati idő összesítését, valamint az adott hónap gombra kattintva a dátum megjelenítéseknél kiemelhető ennek a hónapnak az időszaka, azaz a képernyőn csak ez a hónap fog látszódni. Mivel feladat a tervezés is ezért a hónap előtt és a hónap után x nap megjelenítése beállított. Természetesen az összesítésben a megjelenő hónapon kívüli adatok nem számolódnak bele.

A táblázat feltételes formázással van formázva. A napokhoz beírt kódok alapján színeződnek a cellák. A dátumoknál a szombat vasárnapok automatikusan színeződnek és az aktuális dátum oszlopa is kiemelésre kerül.

A feldolgozás javításához készült némi programozás is. Az első képen látszódik a bal felső sarokban három színes alakzat, ami három folyamatot tud elindítani.

A "Teljes év"-re kattintva az év összes napja látszódni fog a táblázatban.

Az "Adott hónap"-ra kattintva a vizsgált hónap előtt 15 nappal és a vizsgált hónap után 15 nappal befejeződő idő intervallum jelenik csak meg a képernyőn, hogy könnyebben áttekinthető legyen a táblázat illetve a tervezést is segítjük ezzel.

A "Feldolgozás"-ra kattintva a táblázatból kiolvasásra kerül minden dolgozó összes bejegyzett szolgálati mezője és ez alapján egyéni dolgozói havi összesítő lapok készíthetők a rendszer által.

A beírt kódok alapján a dolgozó adott havi munkaidő óraszáma automatikusan kiszámolásra kerül. A kódokhoz tartozik egy segéd táblázat, ahol megadható adott kódnál a munkaidő intervalluma és a számolásban figyelembe veendő óraszám is. Ez alapján számolja ki az Excel a dolgozó havi munkaidő adatát, valamint a segédtábla magyarázó adatai jelennek meg a dolgozók havi szolgálati idő lapján is.

Ehhez a táblázathoz kapcsolódik egy másik munkalapon elkészített összesítő táblázat. Ebben a táblázatban a rendszer a havi összesített adatokat számolja automatikusan ki függvényekkel mind a 12 hónapra, így egyben is tudjuk látni adott dolgozó havi munkaidő adatát. Ha szükséges figyelhető, hogy göngyölítve hol érheti el a túlórája a törvényben megadott értéket. Követhetjük egyszerűen, hogy éves szinten hol tart a szabadságok kivételével, valamint láthatjuk a táppénzes napjaik számát éves szinten.

A havi dolgozói lapon a munkavállalók személyes munkaidő adatai jelennek meg naptár megjelenítéssel. Az Év és a hónap előre beállítandó. A dolgozó neve listapanel segítségével változtatható és a háttér táblázat alapján a szolgálati lap frissítődik automatikusan. 

A képen egy kiválasztott dolgozó adott év és adott hónapjának megfelelő szolgálati idő összesítő lapja látható. Ez nyomtatható, illetve pdf formátumba egyenként, azaz dolgozónkként és időszakonként külön-külön is nyomtatható.

A "Start" gombra kattintva adott év és hónap összes dolgozójának elkészíti programból a havi összesítő lapot és ezeket dolgozó név és időszak megjelöléssel pdf formátumban egyenként el is menti a program.

A rendszer képes ezeket a letárolt pdf állományokat automatikusan az Outlook levelezőprogram segítségével minden dolgozónak kiküldeni levélben

A táblázat alatt összesítés is készült. Ez segítheti a bérszámfejtést készítő dolgozó munkáját. Kiadható így a dolgozói adatlap elektronikusan a megfelelő osztályra és ott gyorsabban elkészülhet a dolgozói bérszámfejtés is.