Hatékonyság fejlesztés az Excel táblázataiban
Üdvözlöm, én újra ideértem!
Az Excel programot nagyon sokan használják. Kisebb-nagyobb táblázatokat kezelnek benne. Ezek legtöbbször számításokat is használnak, diagramokkal is kiegészítve. A számítógép felhasználók folyamatosan fejlődnek és az Excel ismereteik a különböző funkciók és függvények területén bővül, mégis néha azt érezhetik, hogy ezek után is túl sokat kell manuálisan dolgozniuk egy-egy feladatnál ezekben a táblákban.
Az Excelben meg lehet figyelni, hogyan vannak felfűzve egymás után a cellák számításai. A program cella számítási folyamata kötött azt felhasználók nem módosíthatják csak alkalmazkodhatnak hozzá. Ha az előd és utód cellák elhelyezkedése, illetve a cella számítási sorrend nem követi a programban meghatározottat akkor az újraszámítási idő jelentősen meg is nőhet, ami a program kezelési idejét (egy-egy új adat beírási idejét) is növelheti. Nem kell mindig új eszközt, hardvert vásárolni, mert lassabban dolgozik a gép....
A hatékonyság fejlesztés az Excelben kicsit túl is mutat az Excel program keretein.
Az adatfeldolgozásban egy fontos szempont, hogy adatainkat a feldolgozás során egy helyen tároljuk, mert módosítás, szerkesztés esetén egy helyen kell ezt elvégezni. Nagyon sok táblázatot, illetve táblázatos adatfeldolgozási rendszert láttam, ahol attól függően, hogyan akarják az adatokat megjeleníteni, két-három vagy még több táblázatban tárolták és jelenítették meg az adatokat. Nem az adatfeldolgozás volt lassú, hanem egy-egy adat beírása, vagy szerkesztése, mert több helyen kellett mindezt elvégezni. Ha a felhasználó nincs teljesen tisztában egy-egy adat módosításának a feltételével, akkor előfordulhat, hogy nem minden táblázatban írja át a módosulást, ami később komoly problémákat, illetve munkát adnak, hogy megkeressük miből adódik a hiba és holt történt az elírás. Szóval a hibalehetőségek számát is megnöveljük ezzel.
Erre is van megoldás, mert az Excel programban a táblázatokat már több munkafüzet között is többféleképpen is meg tudjuk osztani, vagy az adatokat függvények segítségével beolvasni, ami segítheti az adattárolás hatékonyságát. Ki lehet alakítani alap, forrás táblázatokat, ahol az adatrögzítés, tárolás történik és lennének a összeolvasott, eredmény táblázatok amibe az egyes táblázatokból szükséges adatok és a további számítások kerülnek. Így megoldható, hogy az adatok a forrástáblázatok miatt egy-egy helyen vannak tárolva, egy-egy helyen kell azokat szükség esetén módosítani, viszont több eredménytábla is képes ezeket kiolvasni és felhasználni.
A számításokat is lehet úgy szervezni, hogy munkalap számítási száma a lehető legkevesebb legyen ezáltal gyorsulhat a táblázat kezelési ideje.
Egy felmérés során, nemcsak a táblázatot kell megvizsgálni, hanem minden bemeneti és kimeneti forrást is, hogy a lehető legoptimálisabb állapotot lehessen kialakítani a fejlesztett új rendszerben. Érdemes ilyenkor áttekinteni, hogy az egyes adatok hol, milyen környezetben jönnek létre, generálódnak, és ha megoldható hogyan lehet adott környezetből ezeket digitalizálni, azaz beolvasni táblázatba, a programba.
Egy általános felhasználónak talán az a legnehezebb megoldás, hogy a forrástáblázatok és az eredmény táblázatokat önállóan meg tudják különböztetni és ezeket létre is tudják hozni. Egy szakember ezt el tudja végezni beláthatóan rövid idő alatt és már maga a kezelés, esetleg a rendszer bővítése a belső felhasználókkal is megvalósítható.