Gondolatok a Home Office alkalmazásáról és bevezetéséről

Üdvözlöm, én újra ideértem!

Az idei őszt és telet a vállalkozói világ bizakodva, ám némi félelemmel várja. Hogyan alakul a gazdasági élet, mi lesz a pandémia következő állomása. Folyamatos működés vagy lesznek lezárt gazdasági területek. Szóval amellett, hogy a gazdaság bizonyos területei az év közepére rendesen felélénkült, azért bizonytalanság is van a mindennapi hangulatban.

A rádióban hallottam egy gazdasági beszélgetést, ahol arról volt szó, hogy egy magyarországi felmérésen azt az eredményt kapták, hogy a magyar tulajdonú mikró és kis vállalkozások vezetői, tulajdonosai úgy látják, és úgy is gondolják, hogy a munkavállalóik a Home Office folyamán otthon nem dolgoztak megfelelően. Bizalmatlanok ezzel a Magyarországon jellemzően a pandémiával megjelent foglalkoztatási lehetőséggel. 

Egy mikró vagy kisvállalkozás valóban nem rendelkezik olyan informatikai háttérrel, IT rendszerekkel, ahol a mindennapi munka távolról is ugyanolyan hatékonysággal és eredményesen elvégezhető, mint otthonról, valamint pontosan követhető is legyen. Ha a dolgozók, munkavállalók és itt alapvetően az irodai dolgozókat értem, nem tartózkodnak folyamatosan bent az irodában, hanem otthonról veszik fel a munkát, vezetőik nem tudják nap közben követni munkájukat és figyelni ténylegesen mivel is foglalkoztak. Valóban az Ő számonkérésük, elvégzett munkájuk kevésbé látszódik vagy követhető napi szinten. Pedig van, lenne erre több lehetőség is, ami nem is igényel komolyabb beruházást vagy anyagi ráfordítást.

Természetesen az új rendszer a munka szervezésében is jelent változtatásokat, legalább egy egyszerűbb projekt menedzsmentet is be kell vezetni, de ezek után napi, vagy akár órás szinten lehet követni iroda dolgozóinak a munkáját, a feladatok pillanatnyi állapotát anélkül, hogy folyamatosan ellenőrizni kellene a levelezést vagy telefonon hívogatni a kollégákat és ezáltal az ügymenetet jelentősen lassítaná a levelek összeolvasása. Vannak erre a feladatokra is alkalmas applikációk, melyek asztali számítógépektől, mobil eszközökig (telefon vagy tablet) elérhetők és használhatók.

Egy általános ügyviteli folyamatot lépésekre bontunk és ezekhez rendeljük hozzá az adott aktuális feladatot. A dolgozók a saját feladattartományukba tartozó lépéseket kezelik és egyszerűen követhető lesz egy feladat vagy az aktív feladatok állapota.

Például ha az ügyviteli folyamatunk a következő lépésekből áll:

• Árajánlat beérkeztetése főbb projekt adatok rögzítése
• Helyszíni felmérés elvégzése, megvalósíthatósági leírás elkészítése
• Előzetes műszaki terv elkészítése
• Az előzetes terv alapján egy indikatív árajánlat összeállítása
• Az árajánlat kiküldése az érdeklődőnek.
• Pozitív továbblépés alapján előszerződés előkészítése és kiküldése a megrendelőnek.
• Részletes műszaki terv elkészítése
• Tételes árajánlat összeállítása
• Végleges árajánlat kiküldése
• Pozitív fogadtatás alapján a projekt behelyezése a kivitelezési folyamatba

Én most egy 10 lépéses folyamatot vázoltam fel. Minden lépéshez lehet felhasználót, felhasználókat kapcsolni, illetve egy-egy felhasználó akár több lépéshez is hozzárendelhető, amik nem is biztos hogy szomszédosak. A projekt felvétele után a projekt dossziét egy virtuális térben "tologatva" lehet látni, hol tart a folyamat, illetve melyik lépésben hány projekt áll éppen. A dolgozok a saját lépéseiknél hozzáteszik munkájukat és továbbítják a következő lépéshez. A felhasználói jogosultságok alapján mindenki csak a saját területét láthatja, ám a vezetőség egybe is tudja figyelni a teljes folyamatot. Így figyelemmel kísérhető, hogy az elvárt működési sebesség az otthoni munkavégzés mellett is folyamatosan megy-e.

A rendszer bevezetésén áll sok minden. Ha átgondoltan megtervezzük, mit akarunk látni, figyelni és követni pillanatnyi szinten, akkor erre konfigurálva a rendszert megfelelően fog teljesíteni is. Úgy kell erre gondolni, mint amikor új nyomtatványokat vezetünk be a cégünknél és meg kell tervezni a nyomtatványok adattartalmát és kinézetét.

A dolgozók elvégzett munkájának követésén túl a dokumentumok digitalizálását is át kell gondolni, meg kell tervezni. Vannak papíron érkező nyomtatványok, dokumentumok, amelyekkel az irodában tovább kell dolgozni. Ezeket digitalizálni kell, hogy az otthonról dolgozó kollégák is teljesen egyenértékű munkát tudjanak végezni, mintha bent lennének az irodába. A digitalizálás folyamatát is megtervezzük és a bevezetésében is segítünk.

Ha szeretné felkészíteni a cégét egy újabb leállási krízis könnyebb túlélésére, illetve gondolkozik azon, hogy ezt az új munkáltatói formát bevezetné, és így a dolgozók egy része megadott rendszer szerint Home Office-ban is dolgozhasson, keressen meg minket és segítünk a felkészülésben, az áttérésben.