Az Excel világa

Üdvözlöm, én újra ideértem!

Az elmúlt húsz évben jelentősen megváltozott az irodáinkban a számítógépes munka folyamata. A szövegszerkesztés háttérbe szorult, a levelezés átváltott az elektronikus levelező rendszerekre és a dolgozók az adatrögzítést és adatfeldolgozás miatt valamilyen adatbázisokat és/vagy az Excel programot használják. Természetesen vannak vállalatok, cégek, akik különféle megfontolásokból Linux rendszereket és a hozzá tartozó Open Office programjait használják. Egyszerűbb táblázatok és feladatok ugyanúgy megoldhatók ezzel a rendszerrel is, de tapasztalataim szerint a bonyolultabb feladatok megoldásánál többször is falakba, nehézségekbe lehet ütközni. Én nem szoktam javasolni az Open Office rendszereket.

Az Excel programot egy nagyon jó programnak tartom. Nagy fejlődésen ment és megy keresztül folyamatosan, és a Microsoft Felhő rendszerű fejlesztéseinek egy része az Excel programból is elérhetők, felhasználhatók.

Ha valaki megkérdezi tőlem, mire való az Excel program, határozottan azt felelném adatfeldolgozásra. Táblázatos adatokból különféle összesítések, kimutatások elkészítésére és ezek automatikus prezentálására nagyon jó. Adatok rögzítésére csak korlátozottan alkalmas. Csak akkor, ha saját magunknak rögzítünk be adatokat, vagy nagyon szűk az a felhasználói közösség, akik az adatokat beírják a táblázatba, és ők nagyon jó adminisztrációs készséggel rendelkeznek.

Sajnos az adatfeldolgozás egyik rákfenéje, hogy az adatok megfelelően legyenek rögzítve. Ha hiányosak az adatok (nem mindent rögzítettek) illetve rosszak (elgépelés, rossz helyre írták), akkor a feldolgozás eredménye is pontatlan, rossz lesz. Utólagosan keresni a hiányzó adatokat, illetve javítani a hibákat rettentően időigényes és nehéz folyamat. Arról nem is beszélve, hogy a felhasználó, illetve a cégvezetése elveszíti a bizalmát az informatikai rendszerrel szemben.

Ha valaki jól ismeri az Excel programot jelezheti, de kérem a cellák, a munkalapok védelemmel elláthatók, valamint a cellákra is az adatérvényesítés paranccsal adatbeviteli korlátozások állíthatók fel. És ez teljesen igaz! Ám mindig van egy de!

De sajnos van rajta kiskapu, amit nem is nehéz megtalálni, és onnantól a védelem semmit sem ér. A felhasználó, adatrögzítő jóhiszemű hozzáállása lesz az, hogy nekünk hibátlan adatrendszerünk legyen. Egy adatbázis-kezelő rendszerben, különféle űrlapokon keresztül meg lehet valósítani, hogy tényleg minimális hibával menjen az adatrögzítés. Sok cég fél az egyes folyamatokat összekapcsolni a számítógépes rendszerein, mert sok hiba keletkezik ebből. Én azt mondom nem hibák keletkeznek, hanem a hibák előjönnek! Azaz a hibák megvoltak, csak nem tudtunk róla. Akkor lehet igazán biztonságos adatrögzítési rendszert felépíteni, ha a folyamatok egységesen vannak rögzítve egy informatikai rendszerben, és az egyes csatlakozó folyamatok össze vannak kapcsolva. Így a rendszer tud nekünk adni egy vagy több ellenőrzési pontot, amelyeken keresztül gyorsan láthatjuk, hogy a folyamat minden lépése rögzített a rendszerünkben. A hibák egyszerűbben megtalálhatók, azonosíthatók és így könnyen javíthatók.

Hol léphet mégis az életünkbe az Excel program? Hát az adatrögzítés után. A legtöbb rendszerből a rögzített adatok exportálhatók külső fájlokba, például Excel munkafüzetbe, amelyben már felépíthető egy kiértékelő számítási rendszer, ami rugalmasnak is tekinthető, mert a felhasználók egyszerűbb körülmények között képesek a különféle összesítéseket, kimutatásokat módosítani vagy újat létrehozni. Az újabb nagyvállalati Excel verziók beépített nagyon komoly adatintegrációs modullal is el vannak látva, mellyel könnyen lehet mindenféle külső adatbázis rendszerbe bejelentkezni és a kialakított kapcsolaton keresztül automatikusan adatokat letölteni és ez alapján feldolgozni. Nagyon könnyen, nagyon jól automatizálható feldolgozó rendszerek alakíthatók ki így.

Tehát, ha figyelembe vesszük, hogy a Excel mire alkalmas, mire hozta létre a Microsoft cég, valamint mi igyekszünk is erre használni, akkor nem fogunk csalódni benne, nem vesztjük el a bizalmunkat a rendszerrel kapcsolatban és jó munkakapcsolat tud kialakulni vele!