Adatfeldolgozás az Excel programmal
Üdvözlöm, én újra ideértem!
Az előző blog bejegyzésembe leírtam (Az Excel világa), hogy alapvetően az Excel program adatfeldolgozásra alkalmas program. Az elmúlt évtized fejlesztései is ezen feladat megoldására hozott további lehetőségeket.
Mit jelent számomra az adatfeldolgozás? Alapvetően azt, hogy ha megkapok valamilyen adatbázisból táblázatos formában adatokat, abból tudjak készíteni olyan összesítéseket, feltételes összesítéseket, amelyekkel számszerű információkat tudok adni, valamint diagramokkal szemléletesen tudjam ábrázolni. Az adatfeldolgozáshoz fel lehet építeni úgy egy munkafüzetet, hogy egy adattáblázat tartalmazza a forrás adatokat, valamint olyan segéd számításokat, amelyek később a különféle feltételes összesítéseket támogatják. Külön munkalapokon, csoportosítva az eredményeket pedig az összesítések elkészíthetők.
Az elmúlt évek során a forrásadatok megszerzése, betöltése hatalmas nagy fejlődésen ment keresztül. Megjelent egy bővítmény, a Power Query, amivel rengeteg helyről vagy rendszerből tudunk szinte automatikusan le- vagy betölteni adatokat. A Power Pivot összetetteb kimutatások elkészítését teszi lehetővé és bizony már beépült az elemzésekbe a BI, amivel a legkorszerűbb elemzések is elkészíthetők.
Sokszor mondják nekem, hogy a heti, havi, negyedéves jelentés elkészítése mindig mennyi-mennyi idő. Én igazából ezt nem tudom teljesen elfogadni. Ha megfelelően van felépítve az adatfeldolgozó rész, akkor ez a munka inkább az adatok beszerzésére kell, hogy korlátozódjon. Ha az is automatizálható, mert már egy adatbázisban vagy weboldalon megvan akkor szinte az adatok tisztítására visszavezethető egy feldolgozási ciklus ráfordítási munkaideje. A legtöbb vállalati tréningen egy program általános ismeretei mellett a különféle funkciói vannak bemutatva és ismertetve. Erre vannak kialakítva a gyakorlati példák, amelyeket a résztvevők meg is kapnak a tréning végén. Az, hogy egy alapmegoldást hogyan tervezzünk meg, hogyan építsünk fel legtöbbször már nem a tréning része, ezért a legtöbb tanuló, résztvevő később saját munkája során az első lépést nem tudja megfelelő hatékonysággal elvégezni és utána hiába is tudja az összetettebb funkciókat is, már nem lesz megfelelően hatékony a saját megoldása.
Az adatfeldolgozásnak egy másik területe, amikor nem kiértékelést végzünk el, hanem a kollégáknak biztosítunk adatokat a rendszereinkből. Ilyenkor legtöbbször már nem csak az Excel beépített funkcióit tudjuk használni és alkalmazni a megoldás során, hanem makrók segítségével belső műveletsorokat programokat kell készíteni melyek futtatása után a szükséges adattáblákat ki tudjuk adni a kollégáink számára. Nagyobb vállalatoknál találkoztam is olyan rendszerrel, amikor volt olyan beosztás, munkakör a cégnél, akinek a napi, heti, havi feladata abból állt, hogy a többi dolgozónak az alap információs forrás táblázatokat, melyek előre meg voltak határozva, hozta létre a rendszereikből. Ennek az az előnye, hogy nem minden felhasználó egyenként, külön-külön végzi el az adatok letöltését és tisztítását, hanem egy speciális munkakör dolgozója és Ő folyamatosan azt fejleszti, hogyan tudja ezeket az adatokat hatékonyam létrehozni és prezentálni a kollégáinak. A megoldás előnye, hogy minden forrástáblázat maximum egy dolgozó egyszeri munkavégzésének az eredménye és nem egy sokszor ismétlődő folyamat, ami nem is biztos, hogy azonos eredménnyel zárul, mintha a különböző felhasználók saját egyedi rendszereiken végeznék el a feladatot.
Egy összetetteb adatbáziskezelő rendszerből a lekérdezések készítése is szakértelmet igényel és ha létrehoztak előre kész lekérdezéseket és csak futtatni kell azokat ott is felmerül az adattisztítás kérdése, ami ugyanúgy szakértelmet és adatbázis ismeretet igényel a felhasználótól. Természetesen az adattisztítás hatékonyan elvégezhető az Excel program segítségével.